Huskeliste: fester i Aarhus 1900

For at gøre det nemmere at afholde fester til volley, kommer her en liste over emner, der skal være styr på, når man som hold skal invitere til og afholde fest i klubben.

Indbydelsen 

  1. Tag stilling til om der skal være et tema til festen
  2. Prisen for en volleyfest ligger på 125 kr. pr. deltager med mad og 25 kr. pr. deltager efter maden.
  3. Skriv at alle skal tilmelde sig, uanset om de kommer fra start eller senere – betaling foregår på holdsport.
  4. Festen starter altid kl. 1900
  5. Invitationen skal sendes til Tine fra bestyrelsen(tinekp@hotmail.com), hvorefter den sendes til resten af klubben via Holdsport.dk – senest 3 uger før fest-dato.

Afholdelsessted

  1. Tjek todo-liste for det sted, hvor festen skal holdes – ligger på hjemmesiden ellers kontakt Tine fra bestyrelsen(tinekp@hotmail.com).
  2. Sørg for at aftale med hensyn til at få hentet nøgler osv. i god tid
  3. Lejen til lokalet betales af klubben og bookes af bestyrelsen

Mad 

  1. Find ud af hvordan betalingen for maden skal foregå
  2. Hold styr på hvordan og hvornår maden bliver leveret
  3. Kontakt Tine (tinekp@hotmail.com) ang. rester af plastikservice samt drikkelse fra sidste fest.
  4. Køb supplerende/manglende plastiktallerkner, bestik, glas og shotsglas, så der spares opvask

Dekoration 

  1. Køb af pynt alt efter tema
  2. Sørg for at der er papirsdug til alle borde
  3. Eventuelt fyrfadslys

Baren 

  1. Der er faste priser i baren, der er som følgende:
  • Øl: 10kr
  • Shots 10kr
  • Cider: 15kr
  • Drinks: 15kr, double + 10kr., triple + 20
  • 1 glas vin: 15kr
  • 1 flaske vin: 50kr
  • 1 flaske shots: 120kr
  • 1 glas sodavand: 5kr
  • Ølkort: 100kr, der spares 10kr ved køb af dette – ølkortene udleveres sammen med pengekassen

Det er op til arrangørerne af festen, hvilke genstande de ønsker at servere i baren, samt om de kun vil sælge enkeltvis eller også i flasker.

  1. Trænerne og hjælpetrænerne skal have ét gratis ølkort
  2. Der bliver ofte drukket meget til festerne så sørg for at beregne 15-20 genstande pr. deltager
  3. Der kan altid laves aftale med Føtex så det sprut, sodavand og øl, der ikke er åbnet, kan leveres tilbage.
  4. Sørg derfor kun at have en enkelt af hver slags sprut åben ad gangen for at minimere tab
  5. Hav sprut, øl, sodavand og så videre stående bag baren, så der undgås tyveri fra baren
  6. Det er ikke tilladt for andre end arrangørerne at komme om bag baren 
  7. Der er en byttepengekasse, der kan lånes, kontakt da Stine (stineniller@hotmil.com)
  8. Vær opmærksom på, at I selv skal lægge ud for drikkevarer – gem bonerne på de varer I har købt og aflever dem til kasseren, Stine (kasseren@1900volley.dk), så I kan få jeres penge retur. se næste pkt.  
  9. Lav en liste over indkøbt og solgt i baren efter festen

Budget 

  1. Der skal udarbejdes et miniregnskab, som skal sendes til kasserer Stine (stineniller@hotmil.com) efter festen, hvor det eventuelle overskud også skal viderebringes.
  2. Det vil sige, at alle kvitteringer skal gemmes, og der skal vedhæftes en kopi af disse med regnskabet.

Oprydning 

  1. Se todo-liste for det aktuelle festlokale, men som udgangspunkt skal stedet afleveres som det blev modtaget, dvs. stil borde m.m. tilbage på plads og rengør efter behov.

Musik 

  1. Kontakt Nicolai Karlsen ang. musik (karlsen89@gmail.com)
  2. Ellers se todo-liste for hvad der findes af muligheder i lokalet
  3. Medbring de ting, der eventuelt mangler
  4. Sørg for god blandet musik, der passer til temaet
  5. Undersøg om der er internetadgang, så der kan tilkobles spotify fx

Generelt 

  1. Uddeleger opgaverne mellem de forskellige hold
  2. Sørg for at der en ansvarlig for hver af punkterne, så intet bliver glemt
  3. Aftal hvem der står for oppyntning og rengøring i god tid inden festender skal ALTID møde nogle op dagen efter for at gøre rent og/eller tjekke rengøringen
  4. Samarbejd med hinanden og hav god kommunikation – lav evt. en facebookgruppe
  5. Er der tvivl om noget, spørg da bestyrelsen
  6. Opstår der problemer under festen, tag da fat i et bestyrelsesmedlem
  7. Lad ikke enkeltpersoner stå for det hele, men planlæg i fællesskab
  8. Husk at have det sjovt imens

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.