Huskeliste: fester i Aarhus 1900

(Opdateret september 2023)

For at gøre det nemmere for holdene at planlægge og afholde volleyfester er der her en liste over emner, der skal være styr på i forbindelse med en fest.

Indbydelsen

  1. Tag stilling til, om der skal være et tema til festen.
  2. Prisen for en volleyfest ligger på 150,- pr. deltager med mad og 50,- pr. deltager uden mad. Husk at tjekke, om nogle af tilmeldingerne er uden mad (skriv til festansvarlig Charlotte inden maden bestilles), når I melder antal kuverter til cateringfirmaet.
  3. Skriv at alle skal tilmelde sig, uanset om de kommer fra start eller senere – betaling foregår på holdsport.
  4. Festen starter altid kl. 19.00.
  5. Invitationen skal sendes til festansvarlig fra bestyrelsen (Charlotte: charlottearnbjerg@gmail.com), hvorefter den sendes til resten af klubben via Holdsport.dk – senest 3 uger før fest-dato.

Afholdelsessted

  1. Tjek to do-liste for det sted, hvor festen skal holdes – kontakt evt. den festansvarlige fra bestyrelsen.
  2. Sørg for at lave aftaler om afhentning af nøgler osv. i god tid.
  3. Lokalet bookes af bestyrelsen, og lejen til lokalet betales af klubben.

Mad

  1. I kan vælge at bestille mad gennem et cateringfirma eller at lave maden selv. Maxbudgettet pr. mand er 100,-.
  2. Find ud af hvordan betalingen for maden skal foregå.
  3. Hold styr på hvordan og hvornår maden bliver leveret.
  4. Kontakt den festansvarlige ang. rester af plastikservice samt drikkelse fra sidste fest (læs mere under punktet “Baren”).
  5. Køb supplerende/manglende plastiktallerkner, -bestik, -glas og -shotglas.
  6. Overvej om der skal købes/medbringes håndklæder, viskestykker og klude.

Dekoration

  1. Køb pynt alt efter tema.
  2. Køb derudover toiletpapir, håndsæbe, servietter og håndsprit!
  3. Sørg for at der er papirduge til alle borde.
  4. Køb eventuelt fyrfadslys.
  5. Der er afsat max 1.000,- til pynt, service og diverse. Jo billigere I kan gøre det, jo flere penge har klubben til senere brug ????

Baren

  1. Der er faste priser i baren. De er som følgende:
  2. Øl: 10,-
  3. Shots: 10,-
  4. Cider: 15,-
  5. Drinks: 15,- (double: 25,- og triple: 35,-)
  6. 1 glas vin: 15,-
  7. 1 flaske vin: 50,-
  8. 1 flaske shots: 250,-
  9. 1 glas sodavand: 5,-
  10. Ølkort: 100,- (værdien er 110,-, så der spares 10,- ved køb af dette)

Det er op til arrangørerne af festen, hvilke genstande de ønsker at servere i baren, samt om de kun vil sælge enkeltvis eller også i flasker.

  1. Der bliver ofte drukket meget til festerne så sørg for at beregne 15-20 genstande pr. deltager.
  2. Det er VIGTIGT, at vi forsøger at begrænse spild. Vælg derfor hellere få drinks, som kræver samme slags spiritus, end mange forskellige. Og sørg for kun at have en enkelt af hver slags spiritus åben ad gangen.
  3. Lav gerne aftaler med fx Føtex eller Rema1000, så det spiritus, sodavand og øl, der ikke er åbnet, kan leveres tilbage.
  4. Find meget gerne gode tilbud på drikkevarer ????
  5. Hav spiritus, øl, sodavand osv. stående bag baren, så der undgås tyveri fra baren.
  6. Det er ikke tilladt for andre end arrangørerne at komme om bag baren.
  1. Betaling i baren fungerer med MobilePay til nummeret: 4882TK
  2. Lav drinkskort/-plakater så det er nemt at se, hvad der sælges i baren.
  3. Vær opmærksom på, at I selv skal lægge ud for drikkevarer– gem bonerne på de varer, I har købt og aflever dem til kassereren, kasseren@1900volley.dk, så I kan få jeres penge retur. Se næste punkt.
  4. Lav en liste over indkøbt og solgt i baren efter festen.

Budget

  1. Der skal udarbejdes et miniregnskab, som skal sendes til kassereren efter festen, hvor det eventuelle overskud også skal viderebringes.
  2. Det vil sige, at alle kvitteringer skal gemmes, og der skal vedhæftes en kopi af disse med regnskabet.
    Billeder af kvitteringer sendes til kasseren@1900volley.dk

Oprydning

  1. Se to do-listefor det aktuelle festlokale, men som udgangspunkt skal stedet afleveres som det blev modtaget, dvs. stil borde m.m. tilbage på plads og rengør efter behov.
  2. En fra holdet skal opbevare overskydende plastikservice samt drikkevarer indtil næste fest – sørg derfor for at begrænse mængden af overskydende sager. Det skal kunne være i klubbens lille indkøbskurv + IKEA-pose.

Musik

  1. Sørg for et anlæg til at afspille musik.
  2. Sørg for god blandet musik, der passer til temaet.
  3. Undersøg om der er internetadgang, så der fx kan tilkobles Spotify.

Generelt

  1. Uddeleger opgaverne mellem spillerne på de forskellige hold.
  2. Sørg for at der en ansvarlig for hver af punkterne, så intet bliver glemt.
  3. Aftal hvem der står for oppyntning og rengøring i god tid inden festen– der skal ALTID møde nogle op dagen efter for at gøre rent og/eller tjekke rengøringen.
  4. Samarbejd med hinanden og hav god kommunikation – lav evt. en Facebookgruppe.
  5. Er der tvivl om noget, spørg da bestyrelsen.
  6. Opstår der problemer under festen, tag da fat i et bestyrelsesmedlem.
  7. Lad ikke enkeltpersoner stå for det hele, men planlæg i fællesskab.
  8. Husk at have det sjovt undervejs